Вопросы конференции
Иногда работники, направляемые в служебную командировку, осуществляют заказ и оплату проездного документа через сеть Интернет. Какие документы в таком случае должен представить работник с авансовым отчетом в целях возмещения понесенных им расходов?
Подлинные проездные документы.
В соответствии с Инструкцией №35 работнику возмещаются расходы к месту командировки и обратно транспортом общего пользования. Подлежит ли возмещению работнику стоимость проезда к месту командировки и обратно в маршрутном такси, которое осуществляет междугородние рейсы (например, из Минска в Солигорск и обратно)?
Подлежат, если проездные документы оформлены в соответствии с законодательством.
Работник направлялся в служебную командировку из г.Минска в д.Деревное Столбцовского района. По возвращении из командировки он не представил документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. Каким образом определить минимальную стоимость проезда, если сведения о расстоянии между указанными населенными пунктами в Рекомендуемых нормах расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Министерства транспорта и коммуникаций от 12.04.2012 №175-Ц, не содержатся?
За недостающей информацией следует обращаться в Министерство транспорта коммуникаций как к разработчику указанного документа.
Возмещаются ли в минимальной стоимости расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (при отсутствии подлинных проездных документов), если между данными населенными пунктами имеется сообщение городским пассажирским транспортом, например из г.Минска в п.Гатово Минского района (п.Гатово не входит в черту г.Минска)?
Возмещаются.
При следовании в служебную командировку работник понес расходы по провозу багажа сверх норм бесплатного провоза. При этом провоз багажа не был указан в приказе о командировании в качестве служебного задания на командировку. Возможно ли возместить эти расходы работнику?
Возможно с разрешения нанимателя.
С 09.10.2013 г. конкретизирован перечень иных расходов, произведенных работником в интересах выполнения служебного задания с разрешения или ведома нанимателя. В него включены расходы по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам, платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей. Является ли этот перечень закрытым? Как возместить работнику расходы на заправку автомобиля, посещение выставок, а также иные расходы, связанные с выполнением служебного задания?
Перечень является исчерпывающим. Вместе с тем наниматель может установить иные гарантии и компенсации в соответствии с Трудовым кодексом.
По возвращении из служебной командировки работник представил командировочное удостоверение, в котором в строках "Прибыл", "Убыл" имеются подписи и оттиски печати, а наименование должностей и расшифровки подписей отсутствуют. Как поступить бухгалтеру в этом случае?
На усмотрение нанимателя . Вместе с тем в целях обеспечения требований, предъявляемых законодательством к оформлению документов при служебных командировках, рекомендую найти возможность оформить командировочное удостоверение в соответствии с нормами Инструкции №35.
В соответствии с внесенными с 09.10.2013 г. изменениями в Инструкцию №35 изменена точка отсчета срока проведения окончательного расчета с командированным работником. Так, 30 дней исчисляется не со дня окончания командировки, а со дня представления авансового отчета. Если учесть, что при выдаче аванса путем перечисления на счет клиента (на банковскую платежную карточку) для представления отчета работнику дано до 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, срок окончательного расчета с работником существенно увеличивается. С чем связаны такие изменения?
Исходя из практики применения данной нормы (окончательный расчет бухгалтер может произвести только после представления командированным работником авансового отчета), а также по аналогии с загранкомандировками.
Здравствуйте! Расшифровка подписи в командировочных удостоверениях - для чего? Что это дает, кроме бюрократической волокиты?
Командировочное удостоверение позволяет контролировать фактический срок пребывания работника в командировке в конкретной организации, куда он был направлен по приказу (распоряжению) нанимателя, и оформляется в соответствии с требованиями, установленными законодательством к общему порядку оформления документов. Наличие в командировочном удостоверении расшифровки подписи уполномоченного лица позволяет идентифицировать ответственное за подпись лицо для выяснения спорных вопросов в случае их возникновения.
В связи с вступлением в силу с 9 июня 2013 г. новой редакции Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35, у предприятия возник вопрос, касающийся возмещения расходов работнику за проживание вне места его жительства (пребывания). В соответствии с абзацем 1 подпункта 4.2 пункта 4 Инструкции установлено, что расходы по найму жилого помещения возмещаются командированному работнику по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя - квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). В то же время налоговыми органами не запрещено индивидуальным предпринимателям использовать в качестве подтверждения принятия денежных средств квитанций о приеме наличных денежных средств при продаже товаров, работ, услуг (утвержденных Постановлением Министерства торговли 23.08.2011 №34). Имеет ли право предприятие отнести на затраты по производству работ, услуг, учитываемых при налогообложении, стоимость проживания работника по квитанции о приеме наличных денежных средств, выданной индивидуальным предпринимателем?
В предыдущей редакции Инструкции №35 был конкретизирован перечень представляемых документов по найму жилого помещения. Если речь идет о найме жилья у индивидуального предпринимателя, то это квитанция к приходному кассовому ордеру с приложенным договором, а в случае проживания в гостинице – чек с приложенными счетами. С 9 октября текущего года вступила в силу новая редакция Инструкции №35, в которой перечень документов обобщен, что позволяет прикладывать к авансовому отчету и квитанцию о приеме наличных денежных средств. Причем для этого не требуется разрешения нанимателя. В случае возмещения стоимости проживания работника по квитанции о приеме наличных денежных средств данные расходы относятся на затраты по производству работ, услуг, учитываемые при налогообложении.
Сотрудник предприятия командируется в служебную командировку (в пределах РБ) на автомобиле, который используется по договору использования личного автомобиля в служебных целях. Согласно ст. 95 ТК предприятие обязано выдать аванс на командировочные расходы, в том числе и по проезду к месту командирования и обратно. Например: выдали аванс на проезд согласно расчету - км*норма расхода*стоимость топлива (350*9/100*9500=299250 руб.). По приезду чек на заправку топливом предоставлен на сумму 190000 руб. (условно), так как в баке находилось топливо, принадлежащее сотруднику. Аванс выдан на сумму 299250 руб. Неподтвержденная сумма 109250 руб. Следует ли в данной ситуации удерживать (или сотрудник обязан внести в кассу предприятия как излишне выплаченную) не подтвержденную сумму? Если нет, то правомерна ли выплата без подтверждающих документов? Спасибо.
В случае направления работника в служебную командировку на личном автомобиле, который используется по договору использования личного автомобиля в служебных целях, считается, что командированному работнику было предоставлено транспортное средство организации. При этом в соответствии с подпунктом 4.1 пункта 4 Инструкции №35 минимальная стоимость проезда не возмещается.
Добрый день. Сотрудник предприятия оформил командировку на один день. Выехал накануне вечером и этим же вечером прибыл к месту командирования. Переночевал у родственников, с утра приступил к выполнению служебного задания и вечером вернулся из командировки. Нужно ли возмещать ему стоимость проезда и проживание без предоставления подлинных документов? На сколько дней оформляется такая командировка?
Инструкцией №35 установлено, что направление работника в служебную командировку и возмещение связанных с этим расходов осуществляется на основании приказа и командировочного удостоверения. В приказе оговариваются все условия командировки - период, количество дней, населенный пункт, организация, куда направляется работник, условия отдыха и др. Если командированный работник выехал в командировку заранее или остался в месте командирования после ее окончания, расходы по проезду возмещаются ему на общих основаниях, то есть в соответствии с представленными подтверждающими документами. В случае отсутствия таких документов расходы по проезду возмещаются исходя из минимальной стоимости проезда.
- размещаются материалы рекламно-информационного характера.