Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Беларуси

В соответствии со ст.93 Трудового кодекса Республики Беларусь, а также п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами.

То есть те организации, для которых специальные законодательные акты не устанавливают обязанность оформлять командировочные удостоверения, самостоятельно принимают решение о его выдаче с учетом конкретных условий командировки, в которую направляют работника. Таким образом, данная норма носит рекомендательный характер.

Если командировочное удостоверение не оформляется, то факт пребывания работника в командировке подтверждается приказом о командировании, а также документами, приложенными к авансовому отчету (проездными документами, квитанциями за проживание и др.).

Пунктом 7 Инструкции №35 установлено, что наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Расходы на стоянку автотранспорта и на проезд по платным автомобильным дорогам включены в состав иных командировочных расходов, которые могут быть, а могут и не быть,. поэтому наниматель не обязан выдавать работнику аванс на указанные расходы.

Согласно пункту 7 Инструкции №35 наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс, в том числе на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно Расходы по проезду к станции, пристани, порту включаются в состав расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, следовательно на указанные расходы наниматель также должен выдать работнику аванс.

Если работник направляется в командировку на личном автомобиле, который используется организацией по договору использования автомобиля в служебных целях, аванс на оплату расходов на проезд работнику не выдается, так как в данном случае командированный работник обеспечивается транспортным средством организации (подп. 4.1 Инструкции №35).

Каждый гражданин обязан зарегистрироваться по месту жительства в пределах Республики Беларусь, а в случае временного выезда из места жительства на срок более одного месяца он вправе зарегистрироваться по месту пребывания (подп.1.3 указа от 07.09.2007 №413 "О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания" и п.21 Положения о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденного данным указом).

Порядок возмещения указанных расходов зависит от документального подтверждения фактического места проживания работника. При подтверждении работником факта регистрации в месте пребывания (в данном случае в г.Минске) аванс на расходы по найму жилого помещения выдается в общеустановленном порядке.

Если же у работника нет регистрации в г. Минске, то ему следует выдать аванс только в размере расходов на проезд к месту командирования и обратно, а суточные и расходы по найму жилого помещения в этом случае возмещению не подлежат.

Возмещение данных расходов производится по аналогии с расходами по проживанию в гостинице, а именно: возмещению подлежат расходы по найму у индивидуального предпринимателя либо однокомнатной квартиры, либо одной комнаты в квартире, либо одного места в комнате.

Так, аванс для оплаты за наем многокомнатной квартиры у индивидуального предпринимателя наниматель обязан выдать в размере, не превышающем стоимость одноместного гостиничного номера (подп.4.2 Инструкции №35). При этом стоимость одноместного обычного гостиничного номера рекомендуется определять в гостинице, расположенной непосредственно в месте командирования и на незначительном расстоянии от местонахождения этой квартиры.

Аванс на оплату за наем однокомнатной квартиры, одной комнаты в квартире, одного места в комнате у индивидуального предпринимателя выдается в размере предполагаемых фактических расходов.

Нет, расходы по проезду в минимальном размере в данном случае не возмещаются, так как если проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации, расходы по проезду в составе командировочных расходов не подлежат возмещению (подп.4.1 Инструкции №35).

Если работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы (подп.4.3 Инструкции №35).

Предоставление завтрака является дополнительной услугой, оказываемой гостиницей, и не относится к услугам по проживанию (п.2 Правил гостиничного обслуживания в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Совета Министров от 07.04.2006 №471). Поэтому в общий счет на проживание в гостинице стоимость завтрака не должна включаться. Однако наниматель может принять решение оплатить работнику завтрак, предоставляемый гостиницей. В этом случае решение об оплате по безналичному расчету завтрака оформляется в приказе (распоряжении) на командирование. Если в приказе (распоряжении) на командирование работника указано, что наниматель оплачивает работнику питание в виде завтрака в гостинице, то на основании норм подп.4.3 Инструкции №35 он должен возместить работнику суточные в размере 50% от установленной нормы.

Каждому маршруту внутриреспубликанских автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении присваивается номер с указанием вида сообщения в виде специальных символов. В частности, маршрутам, по которым перевозка пассажиров в регулярном сообщении осуществляется автобусами категории М2 (маршрутными такси), присваивается символ "Т" (п. 36 и 47 Правил автомобильных перевозок пассажиров,).

По-видимому, в вопросе речь идет как раз про перевозки автобусами категории М2 в регулярном сообщении. При осуществлении таких перевозок пассажиру выдается билет, оформленный в соответствии с законодательством, на основании которого расходы на проезд подлежат возмещению.

Суточные – это возмещение дополнительных личных расходов работника за проживание его вне места жительства. Поэтому, если работник командирован в населенный пункт, который является местом его жительства, то суточные ему не выплачиваются. Не подлежат в данном случае компенсации и расходы по найму жилого помещения, так как работник проживает у себя дома.

Если же у работника оформлена регистрация по месту пребывания в ином населенном пункте (отличном от места жительства), то ему возмещаются все командировочные расходы в общеустановленном порядке.

Законодательством установлены сроки для возврата работником неиспользованного аванса, которые исчисляются от дня возвращения работника из командировки (п. 40 и 41 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением правления Нацбанка от 29.03.2011 №107).

Если командировка не состоялась, организация, в зависимости от конкретной ситуации и причин отмены командировки, может самостоятельно определить дату, от которой будет производиться отсчет срока (это может быть, к примеру, день выхода работника на работу после болезни). Эту дату целесообразно установить приказом на отмену командировки или в локальном нормативном правовом акте организации.

Возмещение расходов за пользование постельными принадлежностями не ставится в зависимость от длительности нахождения в пути и от времени суток. Подпунктом 4.1 Инструкции №35 предусматривается возмещение таких расходов.