Почему белорусский бизнес не спешит внедрять софт и автоматизировать бизнес-процессы

Мы с вами живем во время активных перемен. Все очень быстро меняется, и новые технологии постоянно приходят в нашу жизнь. За последние 30 лет от домашних радиотелефонов, малодоступного и очень медленного проводного интернета мы пришли к мобильному интернету и смартфонам. Электромобили уже не редкость на наших дорогах, а в последнее время все чаще и чаще говорят про искусственный интеллект… Если 30 лет назад в пятерку самых дорогих компаний мира входили нефтяные компании и банки, то сейчас в ТОП-5 входят четыре IT-корпорации (Apple, Microsoft, Alphabet, Amazon). И это неудивительно, ведь западный бизнес активно инвестирует в софт, новые технологии и решения, чтобы увеличить эффективность и производительность труда, повысить конкурентоспособность и доходность своих предприятий.

- Как вы оцениваете уровень автоматизации белорусских компаний?

- По моему субъективному мнению, уровень автоматизации наших предприятий существенно отстает даже от того, что имеют наши восточные соседи, не говоря уже о западных компаниях. Я сейчас говорю про автоматизацию управленческих бизнес-процессов, т.е. автоматизацию за счет внедрения программного обеспечения, а не автоматизацию технологических операций, которая происходит за счет внедрения нового оборудования или машин. Сейчас, как и сто лет назад, эффективность и конкурентоспособность бизнеса зависят от качества управления. Только вот качество управления в наше время все больше и больше зависит от программного обеспечения, которым пользуются менеджеры и сотрудники компаний в своей повседневной работе.

- На чем базируется ваше последнее утверждение?

- На том, что мир и технологии за последние 30 лет сильно изменились, изменились и рабочие инструменты в бизнесе. Представьте себе рабочее место директора предприятия, заведующего магазином или начальника цеха в 1994 году. Рабочий стол, стационарный телефон, различные бумажные журналы, отчеты, записная и телефонная книжка, калькулятор, ручка, карандаш... Сегодня сложно себе представить, что кто-то из них сможет работать без компьютера, мобильного телефона и интернета. Однако в качестве управления важны как сами инструменты, так и скорость и удобство работы с информацией с их помощью. Простой пример: бухгалтеры двух разных фирм работают за компьютерами, только один ведет бухгалтерию в файле Excel, а второй - в специализированной программе 1С.Бухгалтерия.

Другой пример: с 2018 года мы развиваем и внедряем софт, который автоматизирует бизнес-процессы и повышает эффективность управления трудовыми ресурсами. Сейчас эта проблема более чем актуальна. Все чаще и чаще на всех уровнях говорят о дефиците кадров, и многие белорусские бизнесы уже столкнулись с этой проблемой и борются с ней. Однако не все решают ее через автоматизацию и повышение эффективности труда. Многие сфокусированы только на привлечении новых сотрудников, обещая приветственные бонусы, более высокую зарплату, мотивационные программы и т.д. И в результате многие наши компании оказываются в ситуации, когда затраты на персонал растут, производительность труда и рентабельность бизнеса снижаются, а сотрудников как не хватало, так и не хватает.

- Почему так происходит?

- Думаю, что по трем причинам. Во-первых, недостаточное количество профессиональных управленцев. Во-вторых, сложности в оценке эффективности инвестиций в софт. В-третьих, проблемы внедрения и нежелание преодолевать сопротивление со стороны сотрудников.

Если продолжать рассматривать пример с нашей системой WFM.TARGcontrol, то нельзя не отметить определенные закономерности, которые мы наблюдаем. У нас четко прослеживаются две группы клиентов. Клиенты из первой группы знают, чего хотят, сами находят наше решение и нашу компанию в интернете и связываются с нами. Как правило, это российский бизнес, достаточно крупные и успешные на рынке компании, менеджмент которых регулярно изучает передовые мировые решения и постоянно работает над изменением и повышением эффективности сложившихся бизнес-процессов. Также к этой группе клиентов относятся компании, работающие по международным франшизам, управленцы которых обязаны внедрять и поддерживать определенные подходы и стандарты, установленные франшизой.

- Начнем с недостаточного количества профессиональных управленцев.

- Хорошо. Автоматизация - это про изменения и развитие, то есть профессиональный управленец, помимо операционной деятельности, должен постоянно задаваться вопросом, что еще можно изменить, что еще можно улучшить, т.е. смотреть вперед, в будущее. Большинство же наших управленцев занято только решением текущих проблем. В нашем примере большинство менеджеров из второй группы компаний решают такую: "Где и как взять людей?" В то время как руководители из первой группы думают: "Что мы можем поменять в своих бизнес-процессах, чтобы более качественно использовать уже имеющихся сотрудников?"

Экономический эффект от внедрения систем WFM выражается в оптимизации численности линейного персонала и как результат - в снижении затрат на фонд оплаты труда. Это достигается за счет повышения производительности сотрудников, оптимальной расстановки их по сменам и загрузки работой в зависимости от прогнозируемого спроса (плана производства, количества чеков, суммы чеков и т.д.) в течение часа, дня, недели, месяца и норм выработки или стандартов обслуживания. Т.е. наше решение фактически автоматизирует сложившийся на наших предприятиях еще в советское время бизнес-процесс операционного планирования и управления персоналом.

Однако многие руководители даже и не задумываются о существовании проблемы на уровне сложившегося и десятками лет работающего процесса. Они могут часто слышать от своих подчиненных, что им не хватает людей, но не понимают, почему именно столько людей выводится на смены мастерами и завмагазинами, какими инструментами они при этом пользуются, как и на основании чего определяется потребность, на сколько процентов загружен работой линейный персонал на протяжении смены и т.д. В итоге процесс, который стоит компании сотни тысяч или миллионы долларов в год (в некоторых отраслях, например ритейл, затраты на ФОТ составляют до 40-50% всех затрат компании), зависит от уровня и опыта менеджеров первого звена. Которые, как показывает практика, ведут таблички в Excel и делают пометки в записных книжках, как и 30 лет назад.

- Понятно. С этим разобрались. Что насчет сложности оценки эффективности инвестиций?

- Если менеджер принимает решение о покупке оборудования, открытии магазина и т.д., то тут для него все очевидно. Купил такой-то станок, он выпускает столько-то изделий, изделие мы продаем за такие-то деньги. Или открыл магазин, ожидаю такую-то выручку и такие затраты. Т.е. тут все более прозрачно и понятно, и можно даже "потрогать", за что ты заплатил деньги. А вот когда речь заходит об инвестициях в софт, для многих руководителей это становится задачей со звездочкой. Возникают вопросы: "А действительно ли я получу тот эффект, о котором говорят в презентации? А как и в чем я смогу его измерить?" и т.д. и т.п. И если на Западе постоянные инвестиции в софт, поиск новых решений и принятие риска - это норма, то у нас же, наоборот, это что-то непонятное и, как считают многие, необъективно дорогое. Некоторым руководителям сложно принять тот факт, что что-то нематериальное может стоить определенных денег.

- А с внедрением что не так?

- Самые благие начинания разбиваются о силу привычки. Когда мы говорим об автоматизации какого-то бизнес-процесса, это означает, что на первоначальном этапе необходимо изменить сложившиеся привычки сотрудников. Если сотрудник каждый день на протяжении долгого времени выполнял определенную последовательность действий, а теперь ему говорят, что внедряется новый софт и нужно перестроиться… Даже если софт делает работу для сотрудника проще, производительнее и удобнее, он все равно на первоначальном этапе в 90% случаев будет говорить, что все плохо, ничего не работает и раньше было лучше. Поэтому важно, чтобы до формирования у команды новых привычек и до стабилизации обновленного бизнес-процесса он оставался в фокусе ответственных руководителей. К сожалению, не у всех и не всегда это удается. Такие потенциальные клиенты у нас тоже были. Мы уже на этапе пилота видим, что последующее внедрение не имеет смысла, так как на стороне клиента крайне низкая вовлеченность проектной группы и они не смогут формировать и поддерживать новый процесс на начальном этапе, пока он не приживется в компании.

- Есть ли способ, по вашему мнению, поменять ситуацию?

- Да, способ есть, и начинается он с переосмысления текущей бизнес-модели. При существующих методах организации работы персонала, в котором привычнее иметь избыточный штат, так как это "дешевле и проще", чем автоматизировать процессы и внедрять софт, прогресс невозможен. Путь к изменениям и развитию требует согласованных усилий с обеих сторон. С нашей стороны это гибкий софт, адаптированный под требования заказчика, и постепенное внедрение с постоянной поддержкой. Со стороны бизнеса требуется гибкость и готовность к изменениям, т.е. чтобы управленцы не боялись изменений и умели думать стратегически, а не только решать текущие задачи текущими инструментами.

Способы организации труда за последние годы претерпели значительные изменения, и инструменты также меняются. Да, внедрение софта пока является чем-то новым, и опасения со стороны бизнеса понятны: придётся много менять в своих процессах, потратиться и не получить желаемого результата. Но мы не предлагаем изобретать велосипед - различные программные обеспечения, в том числе и WFM-решения, уже доказали свою эффективность не только на Западе, но и в России. А продолжающаяся нехватка кадров подталкивает и белорусский бизнес к таким решениям. Я уверен, что в ближайшее время белорусские предприятия, взвесив все "за" и "против" автоматизации, придут к внедрению программных решений, которые станут неотъемлемой частью для большинства компаний.

Размещение рекламы на БЕЛТА