Как организовать работу диспетчерской ЖКХ?
По итогам республиканского семинара по совершенствованию системы ЖКХ Совет Министров Республики Беларусь рекомендовал в кратчайшие сроки внедрить в организациях ЖКХ всех крупных городов Беларуси единые диспетчерские службы с номером 115 и интернет-порталы данной службы, позволяющие гражданам подавать заявки по вопросам ЖКХ через интернет. По словам вице-премьера Анатолия Калинина, в каждом городе должны быть сайты для обращения по вопросам ЖКХ. Перед руководителями ЖКХ стоит задача по автоматизации диспетчерских служб.
Внедрение данных программ позволит получить не только базовые преимущества:
- просматривать журналы заявок;
- прослушивать записи разговоров диспетчера с гражданином;
- контролировать исполнение заявок мастерами;
- получать аналитическую отчетность.
Но и нетипичные:
- исключить телефонные разговоры из процесса обработки и выполнения заявки;
- перевести в цифровой вид все этапы выполнения процесса с указанием исполнителя, срока и иной важной информации;
- предоставить возможность мастеру дистанционно контролировать исполнение работ без ущерба качеству,
- предоставить исполнителю работ возможность зафиксировать результат своей работы (как плановой, так и аварийной) с помощью фотоснимка, тем самым обеспечить материальное подтверждение о выполненных работах;
- создать современный однозначный инструмент контроля над выполнением работ, тем самым существенно снизить трудозатраты на его обеспечение и дать дополнительный стимул исполнителю осуществлять работу качественно.
Все приведенные выше меры повысят эффективность и качество работы всех участников процесса подачи, обработки и выполнения заявок от граждан.
Программы "Диспетчерская", "Интернет-диспетчерская" и "Мобильный мастер" также интегрируются с другими программными продуктами компании "Брайт Солюшенз", такими как "Подомовой учет" и "Инвентаризация". Например, в части передачи диспетчеру информации о технических характеристиках дома и прилегающих территорий, по которой подана заявка, а также информации о запланированных и фактически выполненных работах по дому, в котором живет этот заявитель. Это позволяет диспетчеру иметь всю необходимую информацию для эффективной и качественной обработки этой заявки, а мастер сможет дистанционно контролировать не только аварийные работы, но и выполнение плановых работ. Кроме того, приведенные программные продукты подходят не только жилищно-коммунальным хозяйствам, но и негосударственным организациям (ТСЖ, ЖСПК, СТ, ГК).
Данный программный комплекс запатентован в Белорусской торгово-промышленной палате, УП "БЕЛПАТЕНТСЕРВИС", сертификат соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015)
Описание функций программных продуктов "Брайт Солюшенз":
Программный продукт "Диспетчерская"
регистрация заявок;
классификация по видам работ, видам заявок;
распределение и передача заявок в исполнение. Автоматическое распределение заявок с возможностью последующего редактирования обслуживающей организации;
назначение исполнителей и сроков исполнения. Формирование маршрутных листов (заданий) исполнителям;
отслеживание этапов прохождения заявки;
контроль за исполнением заявок;
регистрация телефонограмм (например, по плановым и внеплановым отключениям услуг);
формирование и печать претензионных актов, наряд-заказов;
возможность различных выборок по журналу заявок: по дате, адресу, состоянию и т.д.;
формирование отчетов по заявкам в разных разрезах.
Например: за различные периоды, по определенным адресам, по платным и/или бесплатным заявкам, по выполненным и/или невыполненным заявкам, по определенным видам работ, по диспетчерам, принявшим заявки, по исполнителям, выполнившим заявки и т.д.;
печать сводных отчетов.
Программный продукт "Интернет-диспетчерская"
Функционал программы работает следующим образом: гражданин подает заявку в диспетчерскую службу через сайт, в базе данных программного продукта "Диспетчерская" заявка автоматически регистрируется в журнале диспетчера для последующей обработки. Обратная связь с гражданином реализована посредствам информирования его о сроках исполнения заявки и о ее текущем статусе в режиме реального времени в личном кабинете пользователя. После исполнения заявки гражданин может оставить отзыв о качестве выполненных работ (данная функция опциональна и подключается при желании заказчика). Программа "Интернет-диспетчерская" приобретается в комплексе с программой "Диспетчерская".
Программный продукт "Мобильный мастер"
Программа работает следующим образом: заявки от граждан регистрируются диспетчерами в программном продукте "Диспетчерская", либо граждане сами подают заявки, используя программный продукт "Интернет-диспетчерская". Вся информация хранится в единой базе данных. После чего зарегистрированные заявки поступают мастеру на исполнение и отображаются у мастера на его мобильном устройстве в приложении "Мобильный мастер", в котором реализована функция push-сообщения, что позволяет оперативно оповещать мастера о поступлении новых заявок. Программа "Мобильный мастер" приобретается в комплексе с программами "Диспетчерская" и "Интернет-диспетчерская", причем все данные хранятся в единой базе данных.
Программный продукт "Подомовой учет"
ведение технологических карт на дома как типовых проектных серий, так и индивидуальных проектов;
планирование работ в детализации по отдельным объектам учета (дома, подъезды, помещения и т.д.):
- по техническому обслуживанию, в том числе и на основе технологических карт;
- по уборке мест общего пользования, придомовой территории;
- прочих видов работ.
планирование доходов и затрат в детализации по объектам учета;
оперативный учет фактических работ в детализации по объектам учета:
- по техническому обслуживанию;
- по уборке мест общего пользования, придомовой территории;
- по текущему ремонту;
- по платным услугам для населения;
- прочих видов работ.
учет расходов и списание материалов по выполненным работам, в том числе с возможностью интеграции с программами складского учета, функционирующими на предприятии заказчика;
формирование нарядов по исполнителям на выполненные работы;
формирование актов выполненных работ по благоустройству, по уборке МОП и пр.;
учет фактических затрат (прямых и косвенных) с последующим отнесением на объекты обслуживания согласно учетной политике, принятой на предприятии заказчика;
экспорт данных по затратам в систему расчетов коммунальных платежей "АИС Расчет ЖКУ";
анализ результатов деятельности предприятия:
- расчет себестоимости работ по предприятию в целом, по подразделениям, по домам;
- анализ и контроль объемов выполненных работ;
- анализ по статьям затрат и по объектам обслуживания.
Программный продукт "Инвентаризация"
Программа "Инвентаризация" предназначена для ведения базы данных объектов учета и их технических характеристик.
Первичная конфигурация и настройка структур хранения выполняется на этапе внедрения системы. В процессе эксплуатации структуры хранения могут расширяться по мере необходимости.
Кроме непосредственного создания электронного банка данных о технических характеристиках объектов, программа "Инвентаризация" позволяет параллельно создавать электронное хранилище документов, файлов различных форматов и связывать данные документы с объектами учета (хранения).
Программа также включает запросную систему, позволяющую пользователю самостоятельно формировать нерегламентированные запросы к базе данных и оперативно получать запрашиваемую информацию.