Во многих белорусских организациях закупки по-прежнему ведутся вручную: заявки оформляют в Word или Excel, согласования идут в мессенджерах, спецификации хранятся в разрозненных папках. Даже в крупных структурах с миллиардными оборотами часть закупочных процессов остается неоцифрованной. Это повышает операционные риски, снижает скорость принятия решений и затрудняет управленческий контроль.
Потери, которых можно избежать
Ручное управление закупками приводит к прямым финансовым потерям: дублирующие заказы, несогласованные закупки, ошибки в спецификациях и невыгодные контракты - все это отражается на бюджете и сроках проектов. По оценке международных экспертов, неэффективные процессы закупок могут обходиться компаниям в 5–10% годового оборота.
В белорусской практике эти цифры подтверждаются: по данным внедрений платформы автоматизации закупок Bidmart, компании получают измеримую экономию уже в первый год работы. Так, в одном из проектов внедрения за счет полученной экономии в рамках одной закупки компания окупила готовой тариф платформы автоматизации, а в банковском секторе за год внедрения удалось снизить расходы примерно на 20% за счет усиления конкуренции среди поставщиков.
Что дает автоматизация - конкретно и по шагам
Использование специализированных платформ, таких как Bidmart, меняет весь цикл закупки от заявки до оплаты, обеспечивая управляемость и прозрачность на каждом этапе:
● Прозрачные маршруты согласования и контроль сроков. Уведомления и автоматические напоминания в Bidmart устраняют простои и "зависшие" подписи и сокращают время согласований в два раза.
● Централизованное хранение документов и аудиторский след. Все заявки, договоры, счета и переписка привязаны к закупке, что упрощает подготовку отчетности.● Открытые процедуры и конкуренция. Публикация закупки и сбор предложений в одном пространстве позволяют поставщикам конкурировать за заказ в режиме реального времени.
"Автоматизация очень упрощает работу. Можно пранализировать закупки за любой период по категориям, по поставщикам. Сразу видно, какие тендеры состоялись, какие не состоялись, общий объем закупок, общий объем экономии. Если что-то выбивается из общего процесса, платформа уведомляет о несоответствиях. Каждый шаг фиксируется в системе. Это упрощает контроль, ускоряет согласования и позволяет быстро подготовить документы для проверок", - подчеркивает руководитель отдела закупок одного из белорусских банков.
А эффект по экономии времени в реальной работе описывает сотрудник отдела материально-технического снабжения бройлерной птицефабрики: "После перехода на Bidmart дни превратились в часы. Это колоссальная экономия времени и просто находка для регулярных и неспецифичных закупок. Это наиболее остро чувствуешь в сравнении: раньше казалось, что наш процесс хорош, но сейчас понимаем разницу". На практике это означает, что торги, которые раньше длились несколько дней, теперь проходят за пару часов, а подготовка процедуры занимает не более 20-30 минут.
Когда особенно важно автоматизировать закупки
Автоматизация становится приоритетной, если у компании есть филиальная сеть, многотысячные годовые расходы на закупки, вовлеченность нескольких подразделений, требования к быстрой отчетности и повышенной прозрачности.
В кейсах Bidmart этот эффект проявляется особенно ярко: от ускорения процессов в распределенных структурах до значительной экономии на категориях с большим количеством поставщиков.
Факты из практики внедрений (локальные кейсы)
● Белорусская пивоваренная компания: выбрала платформу, "потому что функционал во многом сразу соответствовал ожиданиям, плюс была возможность доработать систему под те процессы, которые хотелось видеть". В итоге при внедрении получили существенную оперативную экономию - более 15 000 рублей на одной закупке мебели за счет процедуры понижения цены.
● Бройлерная птицефабрика: закупочные процедуры сократились с дней до часов; "в некоторых торгах бывает более 500 шагов понижения цены, что помогает компании экономить до 30% от общей суммы заказа и при этом сокращает время работы менеджеров по закупкам с 1,5 суток до 2 часов". У отдела с каждым годом прибавляется нагрузка, и Bidmart позволяет обрабатывать в несколько раз больше заявок на закупки без увеличения штата.
Эти данные показывают: автоматизация приносит и экономию средств, и сокращение трудозатрат, и улучшение управляемости закупочной функции.
Как подойти к выбору платформы автоматизации и запуску
2. Выбор пилотной категории. Начните с наиболее массовых и затратных направлений.
3. Постановка KPI. Определите показатели эффективности: скорость, процент процедур в системе, сумма экономии.
4. Обучение и адаптация сотрудников и поставщиков. На примере Bidmart доказано: большинству постоянных поставщиков достаточно 1-2 процедур, чтобы освоить работу в системе.
5. Масштабирование - расширяйте охват по мере готовности подразделений.
Заключение
Автоматизация закупок - не "модный" проект, а инструмент экономической устойчивости и управления рисками. Локальные кейсы показывают, что при правильном подходе эффект может быть существенным: сокращение времени процедур в разы, двузначные проценты экономии бюджета по отдельным направлениям и прозрачность, которая упрощает взаимодействие с аудиторами и регуляторами.
Если организация еще не начала этот путь, разумный план - аудит, пилот, наращивание охвата по приоритетным категориям. В Беларуси уже есть примеры и практики, которые демонстрируют, что это работает и приносит реальные деньги и время.
Чтобы понять, как автоматизация может быть реализована именно в вашей компании, мы рекомендуем начать с бесплатной демонстрации платформы Bidmart. Это позволит оценить функционал, задать вопросы и увидеть на конкретных примерах, какие задачи система решает.
Для записи на демонстрацию свяжитесь с командой Bidmart по номеру +375 29 617-49-00 или закажите обратный звонок.
- размещаются материалы рекламно-информационного характера.